fbpx

5 odličnih nasvetov, ki vam bodo olajšali ponedeljke v pisarni

Izbor urednice, Lifestyle, Novice, Prva stran

Dobra organizacija vam bo omogočila, da brez težav in stresa začnete nov delovni teden.

Osnova za učinkovitost je dobra organizacija, ki vam bo omogočila, da brez težav in stresa začnete nov delovni teden.
Številne študije so pokazale, da večina ljudi doživi stres zaradi prepolnega in neorganiziranega nabiralnika elektronske pošte. Strokovnjakinja za upravljanje z e-pošto Peggy Duncan svetuje, kako smo lahko pri tem bolj učinkoviti.

Odstranite vse, kar je odveč

Nikoli bi dobro, če inbox uporabljate kot prostor za shranjevanje informacij. Najboljša možnost je, da imate v njem čim manj nepotrebnih podatkov in e-pošte. Razmislite, katere informacije resnično potrebujete.

»Če morate odgovoriti na elektronsko sporočilo in se z njim ukvarjate dlje časa, ga predstavite v Draft. Kadar želite shraniti kontakte o pošiljateljih, ga prestavite v Contacts. Informacije, ki se jih morate zapomniti, označite s Follow Up in dodajte opomnik,«

je povedala Peggy.

»Vaš cilj mora biti, da izbrišete toliko pošte, kolikor je mogoče, tako da vaš inbox ne bo nikoli prepoln.«

Pišite učinkovita elektronska sporočila

Se vam zdi, da več sporočil pošljete, več jih tudi dobite? Po Duncanovi razlagi to nastane zaradi neučinkovitega sestavljanja sporočil. Peggy Duncan priporoča, da ste v svojih sporočilih jasni in konkretni, sploh v primeru, ko od naslovnika pričakujete, da upošteva navodila. Naslov (Subject) uporabite za namen svojega sporočila, ne bojte pa se uporabiti odebeljenega besedila (bold), na primer za datume oziroma ključne informacije. Pomembno je tudi, kadar vaše elektronsko sporočilo povzroči pretirano izmenjavo, korespondenco prekinete in nadaljujete dogovor po telefonu.

Elektronsko pošto dodajajte v koledar

Z nešteto roki in nalogami vam velikokrat ne uspe, da redno preverjate elektronski nabiralnik. S tega razloga dodajte upravljanje z nabiralnikov v svoj koledar, prav tako, kot to počnete za sestanke ali konferenčni klic.

»Namesto da bi hiteli skozi sporočila in nanje odgovarjali, se njimi ukvarjajte takrat, ko ste se namenili, da se posvetite tej nalogi. Če lahko na elektronsko pošto lahko odgovorite v dveh minutah, potem odgovorite. Kadar pa odgovor zahteva nekaj več časa, ga zabeležite v koledar. Izklopite tudi zvoka za prihajanje sporočil, da vas pri delu ne bo preveč motilo,«

svetuje Peggy.

Namizni računalniki in mobilni telefoni se razlikujejo

Elektronsko pošto upravljajte preko računalnika, mobilni telefon pa naj vam služi samo za preverjanje. Preko mobilnega telefona odgovarjajte le, če gre za sporočilo, na katerega morate nujno odgovoriti. S pomočjo računalnika se lahko lažje premikate med pošto, saj lahko uporabljati vse lastnosti in prednosti, ki vam jih program omogoča.

Hitrejše odgovarjanje

Duncanova pojasnjuje, da je ključni pomen boljše organiziranosti hitrejši način odgovarjanja na elektronsko pošto.

»Hitreje boste odgovarjali na elektronska sporočila, manj časa boste porabili v elektronskem nabiralniku.«

Strokovnjakinja svetuje, da ustvarite mapo Send a lot, ki vključuje sporočila, ki jih pogosto pošiljate istim prejemnikom, kot so predloge za pogodbe, redna poročila in podobno. V tej mapi boste tako imeli pri roki vse potrebne priponke in ko morate poslati poročilo, lahko samo spremenite aktualne podatke in pošljete sporočilo.

 

Foto: Pinterest


Naročite se na e-novice


Dovoljujem, da mi na zgoraj navedeni naslov pošiljate elektronska sporočila. Politika varstva osebnih podatkov.

Dovoljujem analitiko prikazov in klikov na povezave v prejetih sporočilih.

Sledite nam