Preveč dela, nezadostna organiziranost in pomanjkanje prostega časa so le eni od razlogov, zakaj veliko ljudi pogosto muči nespečnost ali občutijo velik pritisk. Veliko nezadovoljstva je rezultat slabe komunikacije, napačne predstave zaradi pomanjkanja jasne komunikacije ali zaradi ne postavljanja meja.

Da bi prevzeli nadzor nad svojim vsakdanjikom in rutino, je pomembno, da na delovnem mestu sporočite, kakšna so vaša pričakovanja in meje, ki jih želite določiti in spoštovati. Ko govorimo o mejah, imamo v mislih roke in cilje, ki jih je treba izpolniti oz. doseči, organizacijo dela in naloge, ki jih morate uskladiti s sodelavci ali nadrejenimi, pa tudi časovne okvirje in urnike. Vsako poslovno okolje potrebuje za uspeh pozitivno delovno okolje, kar pa brez jasno postavljenih meja in profesionalne komunikacije ni možno.

Jasna komunicija

Vse se začne pri komunikaciji in ta mora biti dovolj jasna. Ne glede na to, ali komunicirate po elektronski pošti, telefonu, spletnem video klicu ali v živo, vedno poskušajte jasno oblikovati svoje misli in mnenja ter jih samozavestno in ustrezno argumentirati ter izraziti. Tako bodo vaše ideje vzete resno, ne boste čutili potrebe po ponavljanju in manjša je verjetnost, da vas bodo motili.

Kako to doseči? Ključna je predhodna priprava, zato pred vsakim komuniciranjem dobro premislite, kaj in kako ter vadite svoj govor, predstavitev ali komunikacijo na sestankih ali dogodkih. Pripravite si oporne točke ali celoten govor ter ga vadite pred ogledalom. Tako lahko nadzorujete tudi svojo držo in kretnje.

Poslovna komunikacija zahteva poslovni jezik

Ne pozabite, da je način izražanja oz. jezik komunikacije prav tako pomemben kot vsebina. Čeprav je slovenščina predvsem zaradi povečane uporabe tujk ter komunikacije na družbenih omrežjih, postala precej sproščena, to ne pomeni, da lahko pri komunikaciji prek elektronske pošte uporabite pogovorni jezik.

Ker so lahko besede dvoumne, smo večkrat soočeni z izzivom, kako pravilno artikulirati svoje ideje, da bodo na razumljen način posredovane našim sodelavcem, strankam ali partnerjem. Z uporabo poslovnega jezika jasno pokažete, kakšno komunikacijo pričakujete od drugih ljudi in potrdite svojo profesionalnost. Prav tako pa preprečite morebitna nesoglasja ali napačno razumevanje besedila.

Redna usklajevanja z nadrejenimi

Ne bojte se spregovoriti z vašimi nadrejenimi. Ni slabšega kot nezadovoljstvo, ki ga ne izrazite tistemu, ki lahko poskrbi za spremembe. Če vam nekaj v trenutni organizaciji dela ni všeč in menite, da obstaja boljša rešitev, prosite za sestanek z nadrejenim. Jasno izraženi in argumentirani zapleti so s kompromisom in pogovorom vedno rešljivi. V kolikor spremembe ta hip niso možne, se dogovorite za določen časovni termin, ko lahko ponovno odprete temo. Vztrajajte pri svojih ciljih in branite svoje meje, v kolikor še želite vztrajati na vašem položaju v službi.

Naučite se voditi ekipo

Vodje oddelkov imajo še toliko bolj zahtevno delo, saj morajo usklajevati, nadzirati in predajati delo drugim. Namesto, da vi pregorite in opravljate delo za tri osebe, ga predajte podrejenim, če jih imate ali nadrejene prosite za dodatno pomoč v ekipi. Če imate ekipo, jo izobražujte in usposobite, da bo prevzela del vaših zadolžitev, da se boste lahko posvetili bolj specifičnim in zahtevnim nalogam, ki so bližje opisu vašega delovnega mesta.

Dostikrat se namreč zgodi, da opravljamo zadolžitve, ki v začetku niso bile predvidene ali zanje niti nimamo dovolj izkušenj. Ne pozabite, prošnja za dodatno pomoč v ekipi mora vključevati številke in merila uspešnosti ter razloge, zakaj je bolje in bolj produktivno zaposliti novo osebo.

Recite ne, kadar je to potrebno

Ena najtežjih stvari v današnjem delovnem okolju pa tudi sicer v življenju, se je naučiti reči ne. Nenehno imamo namreč občutek, da se moramo dokazovati in izpolniti vse naloge, ki nam jih dajo. Tako majhna, na videz neškodljiva beseda ima veliko moč in pomen, zato jo je treba uporabiti, kadar je to nujno. V neprijetnih situacijah, kadar so kršene vaše osebne ali poslovne meje, ob preveliki količini dela in stalni podvrženosti stresu, nespoštljivem odnosu s strani sodelavcev ali nadrejenih, ne oklevajte in odločno recite NE!

Svoje nezadovoljstvo in postavljanje meja lahko izrazite neposredno ali na bolj subtilen način, odvisno, kaj je vam najlažje ter seveda od situacije ter osebe v komunikaciji. Če potrebujete podporo, za pomoč ali prisotnost na sestanku prosite sodelavce, ki jim zaupate, imajo enako mišljenje in vas podpirajo.

Ustvarite rutino

Za lažjo organizacijo in manj slabe volje je obvezna rutina v smislu časa, ko ste dosegljivi za sodelavce. Nenehne prekinitve vašega dela namreč zmanjšajo produktivnost in zmanjšajo natančnost pri delu. V rutino vključite tudi vse odmore, čas za sestanke, saj bolj kot je delo rutinsko, manj stresno je. Določite uro v dnevu, ko boste odgovarjali na elektronsko pošto in ljudje bodo sčasoma vedeli, v kolikšnem času lahko dobijo odgovor. Dneve in enake obveznosti oz. zadolžitve si načrtujte tako, da boste maksimalno osredotočeni na delo in se vam bodo lahko porodile najboljše ideje.