Številne študije so pokazale, da večina ljudi doživi stres zaradi prepolnega in neorganiziranega nabiralnika elektronske pošte. Strokovnjakinja za upravljanje z e-pošto Peggy Duncan svetuje, kako smo lahko pri tem bolj učinkoviti.

Odstranite vse, kar je odveč

Nikoli ni dobro, če inbox uporabljate kot prostor za shranjevanje informacij. Najboljša možnost je, da imate v njem čim manj nepotrebnih podatkov in e-pošte. Razmislite, katere informacije resnično potrebujete.

»Če morate odgovoriti na elektronsko sporočilo in se z njim ukvarjate dlje časa, ga prestavite med Osnutke. Kadar želite shraniti kontakte o pošiljateljih, ga prestavite v Kontakte. Informacije, ki si jih morate zapomniti, označite s Follow Up in dodajte opomnik,«

svetuje Peggy.

»Vaš cilj mora biti, da izbrišete toliko pošte, kolikor je mogoče, tako da vaš Inbox ne bo nikoli prepoln.«

Pišite učinkovita elektronska sporočila

Se vam zdi, da več sporočil pošljete, več jih tudi dobite? Po Duncanovi razlagi to nastane zaradi neučinkovitega sestavljanja sporočil. Strokovnjakinja priporoča, da ste v svojih sporočilih jasni in konkretni, sploh v primeru, ko od naslovnika pričakujete, da upošteva vaša navodila.

Naslov (Subject) uporabite za namen svojega sporočila, ne bojte pa se uporabiti odebeljenega besedila (bold), na primer za datume oziroma ključne informacije. Pomembno je tudi, da kadar vaše elektronsko sporočilo povzroči pretirano izmenjavo, korespondenco prekinete in nadaljujete dogovor po telefonu.

Elektronsko pošto dodajajte v koledar

Z nešteto roki in nalogami vam velikokrat ne uspe, da redno preverjate elektronski nabiralnik. S tega razloga dodajte upravljanje z nabiralnikov v svoj koledar, prav tako, kot to počnete za sestanke ali konferenčni klic.

»Namesto da bi hiteli skozi sporočila in nanje odgovarjali, se z njimi ukvarjajte takrat, ko ste se namenili, da se posvetite tej nalogi. Če lahko na elektronsko pošto odgovorite v dveh minutah, potem odgovorite. Kadar pa odgovor zahteva nekaj več časa, ga zabeležite v koledar. Izklopite tudi zvoka za prihajanje sporočil, da vas pri delu ne bo preveč motil,«

razlaga Peggy.

Namizni računalniki in mobilni telefoni se razlikujejo

Elektronsko pošto upravljajte preko računalnika, mobilni telefon pa naj vam služi samo za preverjanje. Preko mobilnega telefona odgovarjajte le, če gre za sporočilo, na katerega morate nujno odgovoriti. S pomočjo računalnika se lahko lažje premikate med pošto, saj lahko uporabljate vse lastnosti in prednosti, ki vam jih program omogoča.

Hitrejše odgovarjanje

Duncanova pojasnjuje, da je ključni pomen boljše organiziranosti hitrejši način odgovarjanja na elektronsko pošto.

»Hitreje boste odgovarjali na elektronska sporočila, manj časa boste porabili v elektronskem nabiralniku.«

Svetuje, da ustvarite mapo Send a lot, ki vključuje sporočila, ki jih pogosto pošiljate istim prejemnikom, kot so predlogi za pogodbe, redna poročila in podobno. V tej mapi boste tako imeli pri roki vse potrebne priponke in ko morate poslati poročilo, lahko samo spremenite aktualne podatke in pošljete sporočilo.